AGIN.PRO

Памятка: как ставить задачи, чтобы получать нужный результат

Чтобы задача была решена так как вам необходимо, с первого раза и в кратчайший срок, используйте формулу постановки задачи. Она помогает понять задачу с минимумом уточнений, быстро пустить её в работу и самостоятельно проверить результат перед сдачей.

Формула задачи

Задача = (1) Результативная формулировка + (2) сценарии использования + (3) материалы + (4) полномочия и доступы.

1) Результативная формулировка:

  1. Глагол действия
    Сделать, добавить, ответить, отправить, уточнить, прислать
  2. 3-5 слов
    чтобы формулировка была законченной и понятной
  3. Ответы на вопросы что, где, для чего?
    Форма для записи на консультация на главной странице

По результативной формулировке задачи с первого прочтения уже можно представить что нужно будет сделать.

При постановке задачи по почте

Тема письма = Результативная формулировка

Хорошо

— Добавить форму для бронирования на главной странице

— Отправить оригиналы актов за сентябрь

— Создать личный кабинет покупателя для управления заказами

— Разработать интернет-магазин для продажи одежды

Плохо

— (без темы)

— Картинки

— Здравствуйте

— Новости для сайта

2) Сценарии использования:

  1. Кто?
    Роль пользователя: администратор, зарегистрированный пользователь, покупатель, незарегистрированный посетитель и т. д.
  2. Где?
    Страница или раздел: на главной, в админке, в списке заказов, на http://example.ru/catalog и т. д.
  3. Что видит?
    То новое, что добавится по результату задачи: форму с полями имя и телефон, баннер, кнопку, текст и т. д.
  4. Что делает?
    Целевое действие: отправляет форму, нажимает кнопку, звонит.

Для сценариев которые подразумевают цепочку действий, для каждого шага повторяется такой же набор полей.

Сценарии использования это наилучший способ конкретизировать что вы хотите получить. Они дают полное понимание для какой роли пользователей выполняется задача, Так же, это наилучший способ проверить и принять конечный результат, если сценарии выполняются — принимать, если нет — отправить на доработку.

Хорошо

Администратор
на странице заказов
видит новый заказ: номер, сумму, телефон клиента
звонит клиенту и подтверждает заказ.

Плохо

форма обратной связи

Важно. Связи

В хорошо прописанных сценария видны все взимосвязи с другими элементами системы (сайта).

Например, если при заполнении любой формы на сайте данные попадают в единый список в админке сайта. То при постановке задачи по добавлению новой формы необходимо указать что есть такой список, и что данные из новой формы должны попасть в него, чтобы администратор из общего списка мог обработать эту заявку.

Сценарии указываются в теле письма.

3) Материалы

  1. Картинки
  2. Тексты
  3. Видео
  4. Эскизы с пояснениями
  5. Доп. информация

4) Полномочия и доступы

Выдайте все полномочия для решения поставленной задачи и поставленных вопросов:

  1. Укажите контактных лиц, к кому обращаться и по каким вопросам, кто будет принимать задачу, за кем последнее слово при согласованиях?
  2. Уведомите этих контактных лиц, что к ним будут обращаться по данным вопросам, и как им следует при этом реагировать и в какой срок.

Для этого можно всех заинтересованных поставить в копию письма, и всегда при ответе «Отвечать всем».

Предоставьте необходимые доступы:

  1. Админка сайта
  2. FTP
  3. Хостинг
  4. Прочие системы

Проверьте заранее, что все доступы актуальные и работают. В противном случае время на проверку нерабочих доступов и получение рабочих будет включено в стоимость дополнительно.

Вовремя оповещайте и присылайте новые доступы при их изменении.

Постановка задачи по почте

Письмо с задачей рекомендуется заполнять снизу, чтобы избежать наиболее частых ошибок при отправке. Поэтому порядок такой:

  1. Прикрепить к письму Материалы
    часто забывают, потому что сначала пишут текст, а после текста сразу отправляют
  2. Вписать доступы в тело письма
    без них невозможно приступить к 99% задач
    если они высылались не ранее чем месяц назад, можно пропустить, если прошло больше месяца — дублируйте
  3. Вписать контактных лиц в тело письма
    коллективный разум лучше подключать сразу
  4. Вписать Сценарии использования в тело (текст) письма
    даже если по какой-то причине не укажете тему, из описания сценариев будет понятна задача
  5. Вписать Результативную формулировку в тему письма
    1 тема = 1 задача — так, и только так возможно конструктивно обсуждать и сопровождать задачи, разбивайте разные задачи на разные письма
  6. Указать контакных лиц в копии к письму
    не стоит борщить и подключать всех от курьера до совета директоров, должен быть необходимый минимум лиц с понятными ролями
  7. Заполнить адрес отправки задачи: ip@dmbelousov.ru
    в последнюю очередь, это позволит еще раз проверить письмо, и избежать случайной и преждевременной отправки и досылки следом пришедших в голову мыслей
  8. Проверить и отправить

Ответы на частые вопросы?

Можно я не буду отправлять задачи по этой формуле?

Конечно можно. Но имейте ввиду, что все эти моменты мы так или иначе уточним и проясним, затратив на это время и включив это время в счёт.

Обязательно ли каждый раз дублировать доступы, и прописывать ответственных сотрудников к задаче?

Нет, это можно опустить, если с последней задачи прошло не больше месяца, и за это время ничего не изменилось.

Если мы не знаем точно как должен выглядеть конечный результат, и хотим чтобы вы нам помогли с этим?

Без проблем. Описывайте задачу в той степени понимания и в том приближении, которое есть на данный момент, от этого будем отталкиваться.
А так же, вы можете поставить нам задачу: «Спроектировать решение …».

Уважаемые клиенты, алгоритм в указанной статье направлен на повышение эффективности нашего взаимодействия. Мы хотим, чтобы вы получали нужный вам результат в срок, а мы достойную оплату с благодарностью за качественную работу. 🙂